por Miguel Ángel Portoles, 5 septiembre 05

Gestionar proyectos bajo una norma de calidad, puede convertirse en una tortura y puede crearte la sensación de monje copista de la edad media.

Yo no discuto la necesidad de realizar un trabajo “con calidad�?, y estoy convencido de la necesidad de la metodología (si tengo una metodología hasta para afeitarme, cómo no para los trabajos relacionados con software y hardware), pero no se han dado cuenta en los departamentos de calidad de que las metodología de calidad se parece muy poco a realizar un trabajo de calidad. Es que no tienen nada que ver.

En mi vida laboral he encontrado una extraña ley: el tamaño de la empresa para la que trabajes (por ejemplo en facturación) es directamente proporcional a la documentación interna a elaborar para un mismo trabajo. En el caso de que no existiera y quisierais citarla, podéis llamarla primera ley Portolés de la Gestión de Proyectos con Calidad.

Es posible que todo lo que voy a comentar esté alguna “ISO tantos mil�?, pero dentro de millones de formularios que las ocultan, enterradas en un deseo normalizador y normativizador, para que el mismo proceso sirva en una empresa de comida rápida y de desarrollo de software o de consultoría. Además la carrera de las empresas por coleccionar certificaciones, o el hecho probado, yo doy testimonio que se puede obtener un certificado más por voluntad (y pago) que por realidad.

Voy a aportar una serie de ideas para realizar lo que considero un trabajo de calidad:

• Partamos de que la venta se ha realizado de forma incorrecta. La idea vendida por el comercial es exagerada, se ha dicho a todo que sí, por lo que hay que comenzar repasando qué se debe hacer: contrastando mucho con el interlocutor adecuado del cliente y llevándolo luego al equipo de trabajo.
• Contrastar implica también dejar por escrito. Los excesos en metodologías, y nuestra propia pereza, nos ha dejado cierta “manía�? a dejar las cosas por escrito. Mi experiencia es que no cuesta tanto tiempo. No tengamos miedo a escribir siempre que sea necesario. La comunicación real dentro del proyecto, tendrá al final como resultado un documento escrito.
• Es necesario mostrar al cliente (y contrastar con él) qué va a obtener en el proyecto, de forma que pueda comprenderlo: que sea en pequeñas dosis, comenzando desde la idea general y concretando en cada uno de los elementos en que podamos descomponer esa idea. Es importante ayudarle lo suficiente a validarlo.
• El equipo de trabajo participa en la planificación del proyecto y concreción de las tareas en el detalle que le corresponda. El equipo debe comentar y asumir una metodología para su trabajo, incluso si fuera posible participar en su definición.
• A la finalización el equipo de trabajo realiza una revisión conjunta del desarrollo del proyecto, destacando los principales logros y dificultades encontradas. Así podemos dar un pequeño paso en otro del los conceptos antiguamente de moda, la gestión del conocimiento.

Ninguno de los comentarios es revelador, son todo ideas completamente conocidas o cotidianas. Creo que trabajar con calidad consiste en eso, hacer conocido lo adecuado y sobretodo cotidiano. Querer mejorar continuamente consistirá en buscar qué pequeña acción es mejor que otra, una vez encontrada habrá que asumirla hasta que quede introducida en la forma de trabajar como algo mecánico.