por Miguel Ángel Portoles, 1 agosto 05

Gestionar un proyecto: ¿tarea de equilibrismo?
La gestión de proyectos es necesaria. Voy a utilizar, como ejemplo, una sencilla definición por la cual gestionar un proyecto sería realizar las acciones destinadas a garantizar las expectativas planteadas en el mismo.

Si concretamos la palabra “expectativas�? en los ámbitos de alcance, tiempo, plazo, coste y calidad y nos referimos a proyectos “complejos�? en cuanto tiempo necesario, personal implicado, etc. veremos que “garantizar las expectativas planteadas�? va a ser una tarea de repartir bienes escasos (el esfuerzo dedicado.)

El gestor del proyecto será quien se encargue de establecer el compromiso entre nivel de calidad – objetivos logrados, frente a tiempo – esfuerzo dedicados. A mayor tiempo y esfuerzo dedicados, mayor calidad y objetivos logrados, aunque también mayor coste.

En un proyecto, es necesaria la persona encargada de velar por lo intereses del cliente ante su empresa, y luchar por una correcta asignación de recursos y esfuerzos, pero por otro lado, no sirve para nada un gestor de proyecto incapaz de controlar la presión ejercida por el cliente y que solo se ocupa de traspasarla o multiplicarla hacia su equipo, una de las tareas más importantes será conseguir que el equipo pueda desarrollar su trabajo con normalidad.

Llevar a cabo la gestión de un proyecto, desde mi punto de vista, comienza con realizar una planificación (más concreta cuanto más complejo sea el proyecto) y disponer de una metodología de documentación y medida del avance. Todo ello debe estar personalmente asumido y lo suficientemente transmitido al resto del equipo.

La planificación
El proyecto no debe comenzar hasta que no se haya revisado el alcance del mismo y se haya plasmado en una planificación. En este proceso es importante detectar la fuente de información más valiosa: documentos iniciales entregados al cliente, pliego de condiciones, oferta, actas de reuniones previas o cometarios expresados en voz alta que deben ser asumidos (para que comerciales y gerentes de cuentas no caigan en descrédito ante el cliente). Mi idea es establecer (y guardárselo para uno mismo) los requerimientos máximos y los requerimientos suficientes. Dado que generalmente no será posible garantizar las expectativas planteadas ya que suelen ser formuladas en términos imposibles, a ver si al menos nos convertimos en buenos gestores por garantizar unas expectativas suficientes.

La metodología de gestión
La comunicación es esencial para el correcto desarrollo de un proyecto ya que son muchos y muy diferentes los implicados, desde el cliente, hasta los responsable del departamento o empresa pasando por todos los miembros del equipo. La metodología de documentación y medida del proyecto, ayudarán a que se dé esta comunicación. Será necesario establecer unas correctas pautas de documentación (correctas = suficientes + no excesivas + conocidas por todos los implicados.)

A este respecto, tomemos dos ejemplos. Los documentos de análisis o diseño que se elaboren en un proyecto deben cumplir una función de comunicación hacia el cliente y entre los miembros del grupo, aunque muy posiblemente no reflejarán al 100% el resultado del proyecto una vez se finalice. Creo que no es necesario su actualización continúa una vez hayan cumplido su misión de comunicar, para eso es mejor contar con herramientas de desarrollo que “autodocumenten�?, es decir que nos comuniquen lo necesario. El segundo ejemplo sería sobre las variables de avance y los informes de estado del proyecto, su finalidad es en primer lugar la de control, y después también la de comunicación, es un error definir una gestión del proyecto en base a la necesidad de información que la dirección de la empresa requiere de los proyectos, sin tener en cuenta sus características o las necesidades de los responsables, ese camino puede llevarnos a enterrar un proyecto con su propia gestión.

Tener unos buenos “instrumentos�? para conocer el avance del proyecto es lo que nos permitirá controlarlo y así pasar de ser unos simples espectadores que avisan al final de la catástrofe a prever la catástrofe final con la suficiente antelación y disponer de tiempo para rectificarla.

En las empresas equivocamos con frecuencia la necesidad de comunicación con la necesidad de gestionar el proyecto, solo porque van unidas. Y por ser necesaria la metodología de trabajo y gestión, acabamos pensando que a más metodología se consigue más control y mayor calidad… una suerte para los gurús innovadores…

Potenciar la gestión frente a la calidad del trabajo
En la última mitad del año 2005 estamos asistiendo a una carrera de las que resultan muy comentadas, la lucha entre tres titanes (Sony, Nintendo y Microsoft) por lanzar al mercado su nueva generación de consolas domésticas antes de navidades ¿Quién vencerá en la competición? ¿El que mejor realice su trabajo? ¿Qué es en este ámbito un mejor trabajo? ¿Llegar primero al mercado con un número suficiente de mejoras en la plataforma y de juegos disponibles según decida un gestor listillo?¿O será realmente la consola de mejores prestaciones y funcionalidades que consigan desarrollar los técnicos la que mayor acogida tendrá entre los usuarios?

Veo en esta carrera un lugar donde se plasman los resultados de la gestión de proyectos, creo que el que mejor gestione su proyecto de desarrollo será quien acabe por desbancar a sus competidores, hasta ahora no ha habido empates. Aunque no debe faltar quien vea que se trata solo de una lucha entre los departamentos de marketing de cada una de las empresas, y es solo ahí donde se libra la batalla.