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Versión Cero

Con gestión de proyectos

La gestión de proyectos es necesaria. El gestor del proyecto será quien se encargue de establecer el compromiso entre nivel de calidad y esfuerzo dedicado.

por Miguel Ángel Portoles, 1 agosto 05

Gestionar un proyecto: ¿tarea de equilibrismo?
La gestión de proyectos es necesaria. Voy a utilizar, como ejemplo, una sencilla definición por la cual gestionar un proyecto sería realizar las acciones destinadas a garantizar las expectativas planteadas en el mismo.

Si concretamos la palabra “expectativas? en los ámbitos de alcance, tiempo, plazo, coste y calidad y nos referimos a proyectos “complejos? en cuanto tiempo necesario, personal implicado, etc. veremos que “garantizar las expectativas planteadas? va a ser una tarea de repartir bienes escasos (el esfuerzo dedicado.)

El gestor del proyecto será quien se encargue de establecer el compromiso entre nivel de calidad – objetivos logrados, frente a tiempo – esfuerzo dedicados. A mayor tiempo y esfuerzo dedicados, mayor calidad y objetivos logrados, aunque también mayor coste.

En un proyecto, es necesaria la persona encargada de velar por lo intereses del cliente ante su empresa, y luchar por una correcta asignación de recursos y esfuerzos, pero por otro lado, no sirve para nada un gestor de proyecto incapaz de controlar la presión ejercida por el cliente y que solo se ocupa de traspasarla o multiplicarla hacia su equipo, una de las tareas más importantes será conseguir que el equipo pueda desarrollar su trabajo con normalidad.

Llevar a cabo la gestión de un proyecto, desde mi punto de vista, comienza con realizar una planificación (más concreta cuanto más complejo sea el proyecto) y disponer de una metodología de documentación y medida del avance. Todo ello debe estar personalmente asumido y lo suficientemente transmitido al resto del equipo.

La planificación
El proyecto no debe comenzar hasta que no se haya revisado el alcance del mismo y se haya plasmado en una planificación. En este proceso es importante detectar la fuente de información más valiosa: documentos iniciales entregados al cliente, pliego de condiciones, oferta, actas de reuniones previas o cometarios expresados en voz alta que deben ser asumidos (para que comerciales y gerentes de cuentas no caigan en descrédito ante el cliente). Mi idea es establecer (y guardárselo para uno mismo) los requerimientos máximos y los requerimientos suficientes. Dado que generalmente no será posible garantizar las expectativas planteadas ya que suelen ser formuladas en términos imposibles, a ver si al menos nos convertimos en buenos gestores por garantizar unas expectativas suficientes.

La metodología de gestión
La comunicación es esencial para el correcto desarrollo de un proyecto ya que son muchos y muy diferentes los implicados, desde el cliente, hasta los responsable del departamento o empresa pasando por todos los miembros del equipo. La metodología de documentación y medida del proyecto, ayudarán a que se dé esta comunicación. Será necesario establecer unas correctas pautas de documentación (correctas = suficientes + no excesivas + conocidas por todos los implicados.)

A este respecto, tomemos dos ejemplos. Los documentos de análisis o diseño que se elaboren en un proyecto deben cumplir una función de comunicación hacia el cliente y entre los miembros del grupo, aunque muy posiblemente no reflejarán al 100% el resultado del proyecto una vez se finalice. Creo que no es necesario su actualización continúa una vez hayan cumplido su misión de comunicar, para eso es mejor contar con herramientas de desarrollo que “autodocumenten?, es decir que nos comuniquen lo necesario. El segundo ejemplo sería sobre las variables de avance y los informes de estado del proyecto, su finalidad es en primer lugar la de control, y después también la de comunicación, es un error definir una gestión del proyecto en base a la necesidad de información que la dirección de la empresa requiere de los proyectos, sin tener en cuenta sus características o las necesidades de los responsables, ese camino puede llevarnos a enterrar un proyecto con su propia gestión.

Tener unos buenos “instrumentos? para conocer el avance del proyecto es lo que nos permitirá controlarlo y así pasar de ser unos simples espectadores que avisan al final de la catástrofe a prever la catástrofe final con la suficiente antelación y disponer de tiempo para rectificarla.

En las empresas equivocamos con frecuencia la necesidad de comunicación con la necesidad de gestionar el proyecto, solo porque van unidas. Y por ser necesaria la metodología de trabajo y gestión, acabamos pensando que a más metodología se consigue más control y mayor calidad… una suerte para los gurús innovadores…

Potenciar la gestión frente a la calidad del trabajo
En la última mitad del año 2005 estamos asistiendo a una carrera de las que resultan muy comentadas, la lucha entre tres titanes (Sony, Nintendo y Microsoft) por lanzar al mercado su nueva generación de consolas domésticas antes de navidades ¿Quién vencerá en la competición? ¿El que mejor realice su trabajo? ¿Qué es en este ámbito un mejor trabajo? ¿Llegar primero al mercado con un número suficiente de mejoras en la plataforma y de juegos disponibles según decida un gestor listillo?¿O será realmente la consola de mejores prestaciones y funcionalidades que consigan desarrollar los técnicos la que mayor acogida tendrá entre los usuarios?

Veo en esta carrera un lugar donde se plasman los resultados de la gestión de proyectos, creo que el que mejor gestione su proyecto de desarrollo será quien acabe por desbancar a sus competidores, hasta ahora no ha habido empates. Aunque no debe faltar quien vea que se trata solo de una lucha entre los departamentos de marketing de cada una de las empresas, y es solo ahí donde se libra la batalla.

Comentarios
1 Juan Carlos
1 agosto 2005, 22:06

Comparto muchas de tus opiniones respecto a la gestión de un proyecto pero en referencia a la metodología de gestión difiero un poco.
No es que encuentre innecesario documentar un proyecto pero creo que no es tarea prioritaria en su gestión. Implicación, delegar tareas y responsabilidades conforman aspectos más importantes que documentar todo muy bien por si falta alguien un día.
Eso debe ser tarea de su gestor y si desconoce los aspectos relevantes de un proyecto y no puede llevar a cabo esta función denota mala gestión.
2 elmaska
30 agosto 2005, 19:08

(#1) Apreciado Juan Carlos, me quedo un poco perplejo viendo que la documentación no la consideras prioritaria dentro de la gestión de un proyecto. Quizá sea un problema de semántica. ¿Qué tal si cambiamos el termino documentación por información?. ¿A que no es posible la gestión sin información – y menos de un proyecto -?. Sin documentación (perdón información) no sería posible la comunicación sobre el avance del proyecto (no tendríamos nada que comunicar), no habría un historíco sobre qué se hizo en la misma situación en proyectos anteriores, no podríamos desfacer entuertos cuando alguien dice: Yo no dije que esto era así cuando definimos el sistema Paquito, etc. etc. Vamos la documentación es como el aire: Necesaria para la vida. Por lo menos en mi entender.

Me remito a modelos como CMM – por referenciar algo con solera – dónde se vé porqué es necesario la documentación/información).

En cuanto al artículo de M.A. se me antoja un poco leve. Valoro mucho, por supuesto, el esfuerzo en pro de la gestión de los proyectos, pero la mención de terminos como equilibrio, esfuerzo, calidad, gestión merecería entrar un poco mas en detalle. Detalle por otro lado que a lo mejor no es factible aquí por cuestiones de tamaño, extensión, tiempo, o cualquier otra dimensión. Lástima, pero valoraría mucho leer algo con más chicha sobre estos temas, que por otro lado añadiré que me entusiasman.

En cuanto al ejemplo de las consolas, el éxito la tendrá la que sea más sencilla/barata de mod-ificar. La calidad de los juegos y demás cuestiones creo que ya ha llegado a un punto de equilibrio – o al menos de inflexión larga -. Vivimos en la era del tunning – por no decir términos que implican acciones punibles legalmente -, así que el éxito de un “producto” no sólo está en la gestión del proyecto (entran en juego las preferencias de los usuarios, los gobiernos y sus sociedades paraestatales para la defensa de conceptos amplios, esos entes que son los mercados, etc. etc. etc.) Y sino, para muestra un botón: Mejor que gestiona la NASA sus proyectos y a veces pasa lo que pasa… :D
3
31 agosto 2005, 12:07

Sobre #1 y #2, en mi artículo, al hablar de documentación he intentado que quedara muy ligado al termino de “comunicación” (tal y como comenta elmaska, me valdría también “información”)
Quería alejarme de lo que vulgarmente entendemos como documentación, por ejemplo, reescribir una aplicación o una estructura de datos con algún otro tipo de lenguaje. La documentación entendida en este sentido más “mecánico” creo que debe ser proporcionada por las herramientas de desarrollo.

Es cierto que planteándome temas del ámbito de la gestión de proyectos para colaborar en versioncero, eran otros los que me parecían más interesantes, pero quería empezar… por el principio.

Espero que sigamos profundizando.
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